商談議事録の書き方｜項目テンプレートとCRMへの対応表

商談議事録は、決定事項、顧客の状況と課題、次の行動を、後から読む人がそのまま使える形で残す記録です。残す項目は、全商談共通の必須6項目と、商談の段階ごとに足す項目の2種類で考えると決めやすくなります。必須の6項目は、基本情報、商談の目的、顧客の状況と課題、決定事項、保留・未確認事項、次の行動と期限です。さらに、議事録の項目ごとにCRM（顧客管理システム）の入れ先を決めておくと、書いたあとの転記を減らしやすくなります。

この記事で分かることは、次の5つです。

• 議事録の目的と読み手から、残す項目を決める方法
• 記入例つきの項目テンプレート
• 議事録の項目と、Salesforce・HubSpotの項目の対応表
• 商談の前・中・後に分けた書き方の手順
• チームで運用を始める前に決める5項目

AI議事録ツールの選び方と、商談を録音する方法は、この記事では扱いません。なお本記事は、AIネイティブCRM「Frictio（フリクシオ）」を提供する株式会社SYSLEAが書いています。AIネイティブCRMとは、データの取得・構造化・更新をAIが担うことを前提に設計されたCRMです。（出典：SYSLEA『AIネイティブCRMとは』2026年10月22日更新）

商談議事録は何のために書くか：目的と読み手から項目を決める

商談議事録は、顧客との認識を合わせ、次の行動を漏らさず、営業の経緯を引き継ぐために書く記録です。何を残すかは、議事録を使う場面から逆算して決めます。

「商談の議事録はいらない」という声もあります。ただ、書かないと困る場面は、次のようにはっきりしています。

• 顧客と「言った・言わない」で食い違ったとき、合意した内容を示せない
• 担当が替わったとき、経緯を前任者しか知らない
• 上司へ案件を報告するとき、記憶頼みの説明になる

裏を返すと、これらの場面にも、次の商談の準備にも使わない内容は、議事録に書かなくてかまいません。

商談議事録に作成義務はあるか：法律が定める議事録との違い

会社法で議事録の作成を定める条文は、商談議事録を対象にしていません。会社法が作成を定めている議事録は、株主総会や取締役会のような、会社の機関の会議のものです。

社内の会議の議事録は、何をどう決めたかという意思決定の経過を残します。これに対して商談議事録は、顧客の課題、条件、次の行動を残す点が違います。

会社法で議事録の作成を定める条文の例は、第318条第1項と第369条第3項です。第318条第1項は「株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。」と定めています。第369条第3項は、取締役会の議事について議事録の作成を定めています。（出典：デジタル庁 e-Gov法令検索『会社法（平成十七年法律第八十六号）』）

ただし、これは会社法の条文についての話です。自社の業種の規制、社内規程、顧客との契約で、商談の記録を求められていないかは、別に確かめてください。そのうえで商談議事録は、契約条件の確認や担当の引き継ぎで困らないために書くもの、と位置づけて、残す項目を決めます。

読み手別に必要な項目が違う：営業本人、上司、引き継ぎ先、顧客

同じ商談の議事録でも、読む人によって必要な項目が違います。営業本人は次の行動と保留・未確認事項、上司は案件の進み具合と懸念が読めれば足ります。引き継ぎ先は経緯と、決裁者・関係者の役割が読めれば足ります。顧客は決定事項と、次の行動と期限が読めれば足ります。

読み手ごとに、議事録を開く場面と、まず探す項目が次のように違います。

社内用の議事録と、顧客に送る版（以下、顧客版）は分けます。社内の所感、競合の情報、価格の駆け引きは、顧客版から外します。社内用の議事録は1つだけ書きます。顧客版は、そこから決定事項と次の行動と期限だけを抜き出して作ります。こうすれば、同じ内容を二度書かずに済みます。

引き継ぎ先のためには、決裁者が誰か、誰が導入に慎重かといった関係者の役割を、議事録に残しておきます。引き継ぎの進め方そのものは、この記事では扱いません。

商談議事録に残す項目と書き方：コピーして使えるテンプレート

商談議事録には、全商談に共通する必須の6項目を固定して書きます。基本情報、商談の目的、顧客の状況と課題、決定事項、保留・未確認事項、次の行動と期限です。そのうえで、ヒアリングの目的と商談の段階に合わせて項目を足します。

項目の並び（フォーマット）をチームで固定すると、誰が書いても同じ場所に同じ情報が入ります。読む側も、探す項目の位置を覚えられます。

全商談に共通する必須の6項目

6項目は、どの商談でも空欄にしない項目です。項目ごとに書き方の基準を決めておくと、書く人が替わっても粒度がそろいます。

数字と日付は、「来月ごろ」「前向き」のようにぼかさず、「12月3日まで」「2案を比べる」のように書きます。ぼかした書き方は、読む人によって受け取り方が変わるためです。

ヒアリング項目を足す：BANTなどの枠組みの使いどころ

初回の商談では、BANTのようなヒアリングの枠組みを項目に足し、確認できた項目と未確認の項目を分けて書きます。BANTは、4つの確認項目の頭文字をとった枠組みです。予算（Budget）、決裁者（Authority）、必要性（Need）、導入時期（Timeline）の4つです。

4項目それぞれに、確認の状態を添えて書きます。状態は「確認済み」「未確認」「要確認」の3つです。要確認は、話には出たものの、決裁者本人の言葉ではないなど、裏付けがまだ要る状態を指します。記入例は架空のものです。

段階が進んだら、確認済みの項目は、変わったときだけ書き換えます。毎回の議事録で同じ質問を繰り返す必要はありません。枠組みを埋めること自体が目的になると、商談が尋問のようになりかねません。聞けなかった項目は「未確認」と書き、次の商談に回します。

商談の段階で足す項目：初回、提案、クロージングの差分

必須の6項目は固定し、商談の段階ごとに、差分の項目だけを足します。段階が進むほど、顧客の現状よりも、条件と合意の記録が増えます。

段階ごとに全文のテンプレートを持つと、共通の項目が何度も重なります。次のテンプレートの「CRMへ反映する項目」の前に、この差分の項目だけを足して使ってください。

記入例つきのテンプレート（コピー用）

必須の6項目に、CRMの対応先を書く欄を付けたテンプレートです。最後の行の「CRMへ反映する項目」欄に、CRMへ入れる内容だけをまとめます。記入例は架空のものです。

対応先の具体的な項目名は、SalesforceとHubSpotで違います。次の章の対応表で示します。

議事録の項目をCRMの項目に対応させる

議事録の内容のうち、集計や絞り込みに使うものだけをCRMの項目に入れます。経緯の全文は議事録に残し、CRMには要約だけを入れます。議事録の項目ごとに、CRMの入れ先を先に決めておくと、書き直しや転記が減ります。

この章では、SalesforceとHubSpotを例に説明します。案件のことを、Salesforceでは「商談」、HubSpotでは「取引」と呼びます。

議事録とCRMを二重に持たない：議事録は経緯、CRMは現在の状態

議事録は、商談のたびに積み重なる経緯の記録です。CRMは、案件の今の状態を示す項目の集まりで、商談が進むたびに値を今の内容に書き換えます。日付、金額、フェーズ、次の行動のように、集計や絞り込みに使う内容はCRMの項目に入れます。顧客の背景や話の流れのように、読んで理解する内容は議事録のメモに残します。

二重管理は、同じ内容を議事録とCRMの両方に手で書くと起きます。どちらを正しい値とするか（正本）を内容ごとに決めると、二重管理を防ぎやすくなります。

対応表：議事録の項目とSalesforceの商談・HubSpotの取引

議事録の必須の6項目とヒアリング項目は、次の表のようにCRMへ入れ分けます。必須の6項目は、基本情報、商談の目的、顧客の状況と課題、決定事項、保留・未確認事項、次の行動と期限です。次の行動は短い項目へ、経緯は長い文を入れられる場所へ入れる点が、2つのCRMで共通しています。商談の目的は、CRMには入れず、議事録に残します。

表の項目名は、2026年11月時点の各社の公式ヘルプの表記に合わせています。HubSpotでは、フェーズにあたる項目を「取引ステージ」と呼びます。カスタム項目とは、標準の項目とは別に、自社で追加する項目です。予算や決裁者のようなヒアリング項目は、標準の項目を公式ヘルプで確認できなかったため、カスタム項目で持つ前提にしています。

表の入れ分けには、次の根拠があります。

• Salesforceの「次のステップ」は、最大255文字です。「説明」は最大32KBまで入りますが、レポートでは最初の255文字だけが表示されます。そのため、次の行動は次のステップへ短く書き、説明の先頭には要約を書きます。保留・未確認事項や経緯は、要約の下に続けて書きます。（出典：Salesforce ヘルプ『商談の項目』）
• Salesforceの商談では、取引先名、商談名、フェーズ、完了予定日が必須です。決定事項のうちフェーズと時期は、商談を作った時点から入れることになります。（出典：Salesforce ヘルプ『商談の項目』）
• Salesforceの「取引先責任者の役割」は、商談に関与する取引先責任者と、その人が果たす役割を示します。（出典：Salesforce Trailhead『商談での作業』）
• HubSpotでは、取引にコンタクト（担当者）のレコードを関連付けられます。先方の関係者は、この関連付けで取引にひもづけます。（出典：HubSpot ナレッジベース『レコードを関連付ける』2026年9月16日更新）
• HubSpotの「クローズ日」は、取引の成約が見込まれる日、または成約した日です。Salesforceの完了予定日にあたるため、表では同じ行に並べています。（出典：HubSpot ナレッジベース『HubSpotの既定の取引プロパティー』2026年9月29日更新）
• HubSpotでは、参加したミーティングを、取引などのレコード（1件分のデータ）にアクティビティーとして記録できます。アクティビティーとは、通話・メール・ミーティングなどの活動の記録です。商談ごとの経緯は、ここに残せます。（出典：HubSpot ナレッジベース『レコードでアクティビティーを作成または記録する』2026年9月29日更新）

CRMの項目にするか、メモに残すか：分け方の判断基準

CRMの項目にするかメモに残すかは、その内容を後でどう使うかで決めます。

項目を増やしすぎると、入力が続かなくなることがあります。項目を1つ足す前に、誰がどの会議や報告で見る項目なのか決めます。見る人が決まらない内容は、メモに残します。項目の数に正解はないため、使う会議や報告から逆算して絞ります。

転記が続かない理由と、項目を自動で埋める仕組み

入れ先を決めても、議事録を書いたあとにCRMへ手で写す作業は残ります。転記を続けるには、写す量を減らすか、項目を自動で埋める仕組みを使います。

この写す作業は、Frictio（フリクシオ）を提供する弊社への相談でもたびたび挙がります。議事録と同じ内容をCRMに打ち直すのが負担だ、という相談です。転記が後回しになり、会議の前に担当者へ状況を聞き直している、と話すお客様もいます。

手作業で続ける場合は、議事録の末尾に「CRMへ反映する項目」欄を設けます。CRMへ入れる内容をそこにまとめ、その欄だけを写せば、写す量が減ります。

写す作業そのものをなくしたい場合は、会議の記録からCRMの更新までを自動で行う仕組みを使います。ここではFrictio（フリクシオ）を例に説明します。

• カレンダーの予定から、Frictio（フリクシオ）のボットが会議に自動で参加し、記録します。対象はZoom・Microsoft Teams・Google Meetです。（出典：SYSLEA『連携一覧』）
• 会議の後には、要約とアクションアイテム（会議で決まった次にやること）が自動で作られます。（出典：SYSLEA『Frictio公式サイト』）
• 会話から抜き出したい項目は、プレイブックという機能で、画面上で定義できます。（出典：SYSLEA『プレイブック』）
• AI Auto Fillという機能が、ミーティングの後にCRMの項目を自動で更新します。（出典：SYSLEA『AI Auto Fill』）
• SalesforceやHubSpotとは双方向に同期します。コンタクト（担当者）、カンパニー（会社）、ディール（商談）のレコードを自動で作成・更新します。（出典：SYSLEA『外部CRM連携』）

Web会議だけでなく、対面・電話・メールの会話も取り込めます。電話は、Zoom Phoneと、KDDI・NTT docomo・SoftBankの通話に対応しています。（出典：SYSLEA『会話キャプチャ』、SYSLEA『連携一覧』）

この仕組みでは、人は項目を打ち込まず、AIが書いた記録を確かめて直します。Frictio（フリクシオ）はこれを「No Entry, Review Only」と呼んでいます。考え方は、「入力しないCRM」とはで詳しく説明しています。

公表している導入事例では、ディグル株式会社の担当者が、商談後の作業工数が1/5程度に減ったと話しています。ここでの作業は、CRMへの登録、社内での情報共有、顧客への連絡をまとめたものです。担当者の感覚に基づく値で、正確に計測したものではありません。（出典：SYSLEA『商談後の作業が1/5に。共有の質向上でメンバーのスキルアップへ』）

この仕組みが向く組織と、向かない組織は次のとおりです。

• 向く組織：商談の件数が多く、SalesforceかHubSpotで案件を管理している
• 向かない組織：商談が少なく、CRMの項目も少ない（テンプレートと手入力で足ります）
• 向かない組織：Frictio（フリクシオ）が連携していないCRM（kintone、Notion、Zoho、Dynamicsなど）を使っている

会話がCRMの記録になる仕組みと導入企業の成果は、Frictio（フリクシオ）製品紹介資料で紹介しています。

書き方の手順：商談前、商談中、商談後、AI下書きの確認

議事録づくりの手間を減らす手順は、3つの工程に分かれます。商談前に目的を書き、商談中は事実と所感を分けてメモし、商談後に決定事項と期限を確定します。AIの文字起こしや要約は下書きとして扱い、人が確かめる項目を決めておきます。

商談前：目的と確認したいことを3行で書いておく

商談の前に、目的、確認したいこと、決めたいことの3点を、議事録の「商談の目的」欄に書いておきます。記入例は次のとおりです。

• 目的：今の報告の流れを確かめ、提案の範囲を決める
• 確認したいこと：決裁者と導入時期
• 決めたいこと：次回の提案の日程

前回の議事録に保留・未確認事項があれば、「確認したいこと」に移します。先に書いておくと、商談中のメモを項目に沿って取れます。商談の終わりに3行を見直せば、聞き漏れにも気づけます。事前に書いた内容が商談の結果と食い違った場合は、商談後に書き換えます。

商談中：事実と所感を分けて記録する

顧客が話した事実と、こちらの見立てや感想（所感）は、同じ項目の中でも「事実」「所感」と分けて書きます。分けておくと、AIの下書きを確かめるときにも、顧客の発言と社内の推測を取り違えにくくなります。

数字・日付・固有名詞・担当は、その場で言い直して確かめます。たとえば「では、見積は12月3日までに当社からお送りします」のように口に出します。決定事項には、少なくとも「誰が・何を・いつまでに」を書きます。5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）のうち、この3点が欠けていないかを確かめます。

商談後：決定事項と期限を確定してから共有する

記憶が新しいうちに、当日から翌営業日までに、決定事項、保留・未確認事項、次の行動と期限を確定して共有します。この期限は、効果の根拠から決まるものではありません。チームの運用ルールとして決めてください。

商談後の作業は、次の順に進めます。

1. 決定事項を「誰が・何を・いつまでに」の1文にそろえます
2. 保留・未確認事項に「誰の・何待ちか」を書きます
3. 議事録の末尾の「CRMへ反映する項目」欄（CRMへ入れる内容だけをまとめる欄）を埋め、CRMに入れます
4. 社内用の議事録を共有し、顧客に送る場合は顧客版を抜き出して送ります

顧客に送る場合は、決定事項と次の行動と期限に絞った顧客版を、お礼のメールに添えて送る運用があります。顧客版には、所感や社内の見立てを載せません。

AIの下書きを商談の記録として確定する前に、人が確かめる項目

文字起こしやAIの要約は、どのツールで作ったものでも下書きとして扱います。商談の記録として誤ると後の作業で困る項目は、人が確かめてから確定します。

ツールごとの出力の癖や、録音を取るときの同意の取り方は、この記事では扱いません。確かめる範囲を項目で決めておくと、AIの下書きを読み直す範囲を絞れます。

運用開始前に決める5項目

チームで商談議事録を回し始める前に、次の5つを決め、1枚にまとめます。

1. 議事録の目的と読み手：誰が、どの場面で読むか
2. 必須項目と段階別の追加項目：必須の6項目（基本情報、商談の目的、顧客の状況と課題、決定事項、保留・未確認事項、次の行動と期限）に、何を足すか
3. CRMの対応先と正本：どの項目をCRMに入れ、どちらを正しい値とするか
4. 作成と確認の担当と期限：誰が書き、誰が確かめ、いつまでに共有するか
5. 保管と共有の範囲：社内用と顧客版を、どこに置き、誰に見せるか

最初の一歩は、この記事の記入例つきテンプレートをコピーすることです。そのうえで、項目ごとにCRMの入れ先を書く「CRMの対応先」の欄を、自社のCRMの項目名に書き換えます。しばらく使ったら、誰も読まない項目を削り、チームの書式として固めてください。

議事録からCRMへの転記を減らす方法について、ご相談をご希望の場合は、お問い合わせからご連絡ください。入力を前提にしないCRMの考え方は、「入力しないCRM」とはで説明しています。AIネイティブCRMの全体像は、AIネイティブCRMとはにまとめています。

参考文献

• デジタル庁 e-Gov法令検索『会社法（平成十七年法律第八十六号）』
• Salesforce ヘルプ『商談の項目』
• Salesforce Trailhead『商談での作業』
• HubSpot ナレッジベース『HubSpotの既定の取引プロパティー』（2026年9月29日更新）
• HubSpot ナレッジベース『レコードでアクティビティーを作成または記録する』（2026年9月29日更新）
• HubSpot ナレッジベース『レコードを関連付ける』（2026年9月16日更新）
• SYSLEA『商談後の作業が1/5に。共有の質向上でメンバーのスキルアップへ』（Frictio公式サイト）
• SYSLEA『Frictio公式サイト』
• SYSLEA『連携一覧』（Frictio公式サイト）
• SYSLEA『会話キャプチャ』（Frictio公式サイト）
• SYSLEA『プレイブック』（Frictio公式サイト）
• SYSLEA『AI Auto Fill』（Frictio公式サイト）
• SYSLEA『外部CRM連携』（Frictio公式サイト）
• SYSLEA『「入力しないCRM」とは』（Frictio公式サイト、2026年10月22日更新）
• SYSLEA『AIネイティブCRMとは』（Frictio公式サイト、2026年10月22日更新）
• SYSLEA『Frictio製品紹介資料』（Frictio公式サイト）